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Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas de información en servicios de salud Parte A. Marco general e institucional para el
desarrollo de sistemas de información en
servicios de salud
A primera vista, la historia nos convence de que los actos de los hombres proceden de sus necesidades, pasiones, personalidades y talentos, y nos impresiona con la creencia de que dichas necesidades, pasiones e intereses son el único motivo de los actos. Georg Wilhelm Friedrich Hegel (1770–1831)
A.1. Marco conceptual para el establecimiento de
sistemas de información
Los sistemas de información y la tecnología relacionada son necesarios para crear, "democratizar" yaplicar el conocimiento. Los sistemas de información funcionan a muchos niveles de sofisticación y complejidad: desde un grado alto de especificidad a un grado alto de generalidad. La meta es mejorar la salud de los individuos y las poblaciones mediante la aplicación apropiada delconocimiento generado por sistemas de información organizados.
Antes de emprender el proceso de establecer sistemas de información, es necesario identificar claray explícitamente los objetivos del sistema, es decir, determinar los resultados previstos. Es preciso hallar respuestas a las siguientes preguntas en cuanto a lo que se espera del sistema de información: ¿es el objetivo facilitar la atención?; ¿se usarán los sistemas implementados paraadministrar los recursos, en tal caso, de una organización única o para todo el sistema de atención de salud?; ¿ el sistema asignará y controlará recursos?; ¿se espera que los sistemas contribuyan a la atención preventiva y a la promoción de la salud de una población definida? A fin de garantizar que los sistemas de información realicen una contribución (es decir, hagan algo bueno y "nos mantengan alejados de los problemas") con la implementación de sistemas queconstituyen la mejor respuesta posible: desde el punto de vista técnico, de costos e implantación eficaz— es necesario seguir un proceso definido y lógico. Además, se deben tener en cuenta los recursos técnicos, humanos y financieros necesarios para llevar a cabo cada etapa del proceso.
Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas deinformación en servicios de salud A.1.1. Conceptos y objetivos de los sistemas de
información en las organizaciones de
atención de salud
Cada vez que se trata el tema de la información y la tecnología para atención de salud, es conveniente comenzar con la definición de ciertos términos. El término más común en uso para referirse a los sistemas de información para el apoyo de la operación y la gestión de la atención desalud es sistema de información de salud (SIS). Aunque algunos expertos han abogado por el abandono de este término común, es lo suficientemente común y sencillo para resultar útil a los fines de esta discusión. Un sistema de información para atención de salud puede definirse como unsistema computadorizado diseñado para facilitar la administración y la operación de la totalidad de los datos técnicos (biomédicos) y administrativos para todo el sistema de atención de salud, para algunas de sus unidades funcionales, para una institución única de atención de salud o incluso paraun departamento o unidad institucional.
El establecimiento y la operación de un componente de la función de información en el contexto delas organizaciones incluyen el desarrollo y la administración de tres áreas interrelacionadas: sistemas de información (SI), tecnología de la información (TI) y gestión de la información (GI).
• Sistemas de información (SI): Representados por el conjunto de tareas administrativas y técnicas realizadas con el objetivo de evaluar la demanda para la cartera de aplicaciones de la organización. Por consiguiente, los sistemas de información se ocupan de “lo que" serequiere (temas de demanda).
• Tecnología de la información (TI): Representada por el conjunto de conocimientos y tareas técnicas con el objetivo de satisfacer la demanda para las aplicaciones. Incluye la creación, la administración y el suministro de los recursos necesarios para el diseño y la operación de la cartera de aplicaciones de una organización; se ocupa de “cómo” puede lograrse lo que serequiere (temas de suministro).
• Gestión de la información (GI): La participación estratégica en toda la organización de cuatro componentes: datos, sistemas de información, tecnología de la información y personal de La tecnología de la información (TI), en un sentido más estricto, es una tecnología basada en máquinas que procesa información activamente. La TI es solo uno de los conjuntos de tecnologías relacionadas con la información que comparten algunas características. No obstante, la definición nosepara el procesamiento activo de información de otras tecnologías, como el teléfono y la televisión, y de las actividades no tecnológicas para el manejo de información.
Las características especiales de la TI, equipo informático y software, en calidad de máquinas "físicas" y “abstractas”, la distinguen de otras tecnologías similares. El equipo informático y el software son aspectos alternativos pero complementarios de la TI; ambos son necesarios para todosistema de TI y comparten una relación simbiótica flexible. Aún más, la creación de nuevos casos de Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas de información en servicios de salud TI depende directamente del equipo informático y el software existentes, entre otros factores, lo que indica que la TI es esencial para su propio desarrollo.
Para que los sistemas de información de salud sean útiles, deben contemplar un espectro amplio de datos de salud. La información es un elemento esencial en la toma de decisiones, y la prestación deservicios y la orientación en la atención de salud son una tarea compleja, con alto nivel de dependencia de la información para una gran variedad de decisiones clínicas y de gestión. La utilidad de los sistemas de información implica que deben captar y procesar datos sobre salud ydatos relacionados con la salud de diversidad, alcance y nivel de detalle amplios. Todas las organizaciones siempre han contado con algún sistema de información para contribuir en las tareas de registrar, procesar, almacenar, extraer y presentar información acerca de sus operaciones.
En todo los niveles del sector, la mayor necesidad sigue siendo el establecimiento de sistemas continuos de información que permitan la recuperación de datos orientados a los pacientes, a losproblemas y a los procedimientos. Solo en los últimos veinticinco años las organizaciones se han dado cuenta de que la información es un recurso muy valioso; en efecto, la calidad de la toma de decisiones gerenciales, de las cuales depende el éxito de una organización en un mercado mundialmuy competitivo, está relacionada directamente con la calidad de la información al alcance de sus Este descubrimiento obligó gradualmente a las organizaciones a percibir a los sistemas de información de una manera diferente, más como herramientas de apoyo a la toma de decisiones que como un mero registro de las actividades pasadas. En consecuencia, los sistemas de informaciónestán abandonando gradualmente la "oficina de atrás" a la cual habían estado relegados por mucho tiempo y están ingresando a la "oficina principal" de los departamentos ejecutivos.
En consecuencia, la información y la tecnología empleadas para respaldar su adquisición, procesamiento, almacenamiento, extracción y difusión han cobrado importancia estratégica en las organizaciones, y dejaron de ser elementos relacionados solamente con el apoyo operativo yadministrativo. La meta fundamental de los sistemas computadorizados de información es mejorar la manera en que trabajamos con el aumento de la eficiencia, la calidad de los datos y el acceso a la La base tecnológica de los sistemas automatizados de información es el programa de computación —el software de aplicaciones— que nos permite alcanzar dicha meta. En términos generales,aplicación es el uso de los recursos de los sistemas (equipos, programas de computación, procedimientos y rutinas) para una finalidad particular o de una manera especial para proporcionar la información solicitada por una organización. No obstante, el equipo informático y los sistemasoperativos en su totalidad carecen de utilidad alguna sin programas diseñados y escritos adecuadamente que aborden y den respuesta a los requisitos de los usuarios de la manera más Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas deinformación en servicios de salud Figura 1.
Relaciones entre datos, información y conocimiento
INFORMACIÓN
CONOCIMIENTO
La función de los sistemas de información es captar, transformar y mantener tres niveles concretos: datos sin procesar, datos procesados y conocimiento. Los datos procesados, tradicionalmente denominados información, transmiten conocimiento acerca de un tema particular. El conocimientorepresenta un concepto intelectual de un orden mayor, en el que las pruebas y la información de diversos campos y fuentes se vinculan, validan y correlacionan con verdades científicas establecidas y, por lo tanto, se convierten en un acervo generalmente aceptado de conocimientos. Podríamosdecir que la información comprende datos en contexto y el conocimiento es la información en A.1.2. El proceso de establecimiento de los
sistemas de información
El diseño y la implementación de sistemas de información son considerados por muchas personas responsables de adoptar decisiones como una combinación paradójica de oportunidades paraaprovechar soluciones modernas y adoptar nueva tecnología y, al mismo tiempo, una situación intimidante a medida que toman conciencia de las limitaciones de su propio entendimiento y conocimiento de la variedad y la complejidad de las cuestiones planteadas por los sistemas ytecnología de información (SyTI). Desde la identificación de los pasos esenciales sencillos hasta el material de referencia sobre muchos detalles técnicos, existe una gran cantidad de materiales publicados para contribuir en dichos procesos.
El concepto de valor agregado es esencial para comprender el proceso de establecimiento de SyTI: todos los participantes deben obtener de un sistema de información al menos tanto como aportan, ylo mismo es valedero para el sistema; es decir, este debe generar beneficios mayores que su propio costo. De lo contrario, por definición se convierte en una carga. Los sistemas de información son casi totalmente dependientes del personal, el cual proporciona y registra la información, a pesar de queestas personas son generalmente las menos valoradas y las menos comprometidas. Si no se tiene en cuenta este hecho y se generan beneficios para estos colaboradores, existe una alta probabilidad de incorporar inexactitud, inestabilidad y fracaso futuro en cualquier sistema de información. Existenbuenas prácticas y pautas positivas, y algunas de ellas se reproducen en este manual, Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas de información en servicios de salud conjuntamente con listas de puntos de aprendizaje positivos así como advertencias de los riesgos A.1.2.1.
El proceso
Los nueve componentes (figura 2) del desarrollo, la implantación y la operación de SyTI son: • Planificar• Preparar• Adquirir• Probar• Implementar• Operar• Mantener• Evaluar el éxito• Mejorar Figura 2. Dinámica del proceso de desarrollo y operación de SyTI
PLANIFICAR
EQUIPO DE
GESTIÓN
DE PROYECTO
EVALUAR EL
PREPARAR
IMPLEMENT
IMPLEMENTAR
EQUIPO DE
EQUIPO DE
OPERACIÓN
DESARROLLO
DE PROYECTO
DE PROYECTO
MAINTAIN
MANTENER
ADQUIRIR
Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas deinformación en servicios de salud A continuación, se describen brevemente cada uno de los primeros tres componentes (planificar,preparar y adquirir), los cuales son pertinentes a la fase inicial del desarrollo de sistemas. Se tratarán detalladamente a lo largo de este documento.
Componente 1. PLANIFICAR
a) Definir las necesidades de conocimiento - definir las necesidades de datos y las fuentes c) Comprender los sistemas de información heredados d) Realizar el análisis costo-beneficio (caso empresarial)e) Identificar los recursos g) Identificar a los expertos técnicos apropiadosh) Definir a los usuarios j) Garantizar el compromiso de los niveles superioresk) Definir la metodología para la gestión de proyectos -¿Hay alguien con el CONOCIMIENTO TÉCNICO interna o externamente? Componente 2. PREPARAR
a) Diseñar procesos nuevos o mejorados (si fuera necesario)b) Designar al director del proyecto c) Definir las características funcionales requeridas d) Identificar las necesidades de capacitación (inmediatas y continuas) Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas de información en servicios de salud Componente 3. ADQUIRIR
a) Escribir las especificaciones para la solicitud de propuestas - responsabilidades (ambas partes)- necesidades de mantenimiento - responsabilidades para la gestión de proyectos • proveedor• comprador• garantías, etc.
b) Preparar estrategia de negociación: "comprar", no “dejar que le vendan algo a uno" c) Preparar el proceso de evaluación y selección de propuestas d) Identificar a los posibles proveedores f) Respuestas a la lista final de seleccióng) Demostraciones en el lugar: definir las expectativas h) Realizar la selección según el proceso predefinido - garantizar que la decisión esté bien fundamentada A.1.2.2. Estándares -- principal tema estratégico
Los estándares constituyen el tema estratégico más importante para los sistemas de información.
Los estándares para el procesamiento de datos, los estándares técnicos y electrónicos son fundamentales para lograr la interconexión de equipos. Las definiciones y las terminologías de datosserán esenciales para que los profesionales de la salud puedan comunicarse. Componentes técnicos específicos como el registro y la transmisión de imágenes tienen sus propias normas internacionales.
Y en el entorno específico de país, los requisitos para análisis estadísticos y de otro tipo a comunicara los niveles superiores a fin de respaldar la toma de decisiones con información deben ser compatibles y observar definiciones específicas estándar.
El presente manual ofrece una amplia gama de referencias a estándares internacionales, lo cual permite a las personas responsables de adoptar decisiones a nivel local utilizar directamente la mejor práctica internacional. La inobservancia de estándares técnicos abiertos dará lugar a "islas deautomatización" aisladas; no adoptar estándares para terminología y datos producirá "islas de información". Solo el cumplimiento de estándares reconocidos, las cuales son demasiado complejas para su elaboración a nivel local, permitirá un sistema integrado de información.
Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas deinformación en servicios de salud A.1.2.3. Análisis costo-beneficio
La única justificación para todo sistema de información, o un componente particular, es que los beneficios justifiquen los costos. Deben determinarse esos beneficios, justificados no solo entérminos monetarios sino también considerando el mejoramiento del acceso, la calidad de la atención, el mejor rendimiento de la utilización de recursos, los mejores resultados clínicos, la satisfacción de los usuarios y el mejoramiento del estado de salud general de la comunidad.
Puede haber más de una manera de satisfacer una necesidad de información; casi indudablemente habrá pedidos en pugna para la aplicación de fondos para el desarrollo de sistemas de información,y obviamente existirán otras exigencias rivales para equipos de diagnóstico o mayores suministros farmacéuticos. Dados los recursos limitados y finitos, solo es posible adoptar decisiones correctas con la evaluación de opciones alternativas a fin de considerar cuál aporta el mayor valor agregado yes asequible de acuerdo al presupuesto.
A.1.2.4. Desarrollo progresivo
Rara vez se puede crear un sistema de información completo en menos de dos años. Incluso en lospaíses más industrializados, donde sistemas electrónicos para el registro de pacientes plenamente integrados son apropiados en hospitales muy grandes, los intentos para especificar e implantar sistemas importantes en el periodo de un año han padecido de muchas dificultades y, a menudo, hanescapado seriamente al presupuesto. Es interesante aplicar un enfoque por fases, agregando A.1.2.5. Respaldo de los participantes directos
Es esencial obtener el apoyo de personas claves y conocer sus intereses. Abundan las experiencias buenas y malas; Canadá consideró pertinente invertir en gran medida para identificar criterios locales y obtener el apoyo de los interesados directos. Por el contrario, el Departamento de Salud deInglaterra redujo al mínimo este paso, lo cual generó la desconfianza de algunos con respecto a los objetivos percibidos, a los estándares técnicos de la estrategia, y la definición posterior de los requisitos y los retrasos en la puesta en marcha de los proyectos. Entre los interesados directossobresale el personal, cuya comprensión y compromiso son esenciales para el éxito de los sistemas de información, comenzando con el proceso de registro de datos. En los Estados Unidos se identificó una tasa alta de fracaso entre sistemas de información médica técnicamente válidos debido a laresistencia de los usuarios o el personal. Por lo tanto, los sistemas deben definirse, adquirirse o desarrollarse empleando de métodos institucionales que se enfoquen claramente en las necesidades Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas de información en servicios de salud A.1.2.6. Seguridad y confidencialidad
Dada la naturaleza tan confidencial de la información sobre atención de salud y el alto grado de confianza que los profesionales de la salud dan a registros fiables, se debe garantizar laconsideración clara y eficaz del tema de la seguridad y la confidencialidad. La seguridad se relaciona con la protección física de la información, incluida la protección contra la pérdida accidental así como contra la alteración no autorizada. La confidencialidad se relaciona con la garantía que solo laspersonas con responsabilidad por las tareas clínicas tengan acceso a información de los pacientes.
Al mismo tiempo, los reglamentos y los estándares técnicos elaboradas deben ser realistas en el sentido de reconocer las realidades de la atención de salud.
A.1.2.7. Instrucción y capacitación
No puede dejar de considerarse la importancia de la instrucción y la capacitación. La instrucción se relaciona con el cambio en la práctica profesional, en la medida en que los sistemas de información amenudo permiten trabajar de una manera innovadora y más apropiada. Esto puede ser de aplicación tanto para el personal de finanzas, el personal de mantenimiento y los farmacéuticos como para los clínicos. La instrucción para las nuevas formas de la práctica de atención de salud debeemprenderse por canales profesionales. Por otro lado, la capacitación se relaciona específicamente con el sistema de información mismo, por lo cual todo el personal debe capacitarse en cómo utilizar el equipo, cómo ingresar datos y cómo producir análisis adecuados. La capacitación en particulardebe ser continua, no solamente para actualización a medida que el personal se familiariza más con el sistema y se propone aprovechar más la funcionalidad del sistema, sino también para garantizar que el personal nuevo esté entrenado en el uso de los sistemas de información como parte de suorientación inicial.
A.1.2.8. Gestión de proyectos
Los proyectos para los sistemas de información son notorios por extenderse más allá de los plazos originales y del presupuesto preasignado; aun así, a menudo no logran ofrecer satisfactoriamente todas las funciones que se le han especificado. Esto podría evitarse en gran parte con una gestióneficaz de los proyectos que incluya planificación, garantía de la calidad y componentes para la administración de recursos. Lograr un sistema eficaz no es sencillamente un proceso de licitación competitiva, desarrollo local o aceptación de un sistema donado con financiamiento extranjero. Elproceso de adquisición debe planificarse y estructurarse, a fin de armonizar la solución con la necesidad y las circunstancias. Esto a su vez necesita un enfoque sistemático para definir los requisitos y los recursos disponibles, incluidos los costos de operación y la disponibilidad depersonal.
Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas deinformación en servicios de salud A.1.2.9. Evaluación y desarrollo continuos
Los sistemas de información nunca deben tornarse estáticos, de lo contrario, pierden su valor. El contexto en el cual operan, los modelos clínicos que respaldan y el marco normativo cambiarán y,por consiguiente, deben cambiar también los sistemas de información. Por otra parte, la creación y la implantación progresiva de nuevas infraestructuras técnicas significa que surgirán también oportunidades nuevas, las cuales deben explotarse si estuviesen justificadas por un análisis costo-beneficio. Deben procurarse evidencias científicas de las evaluaciones formales para toda aplicación de tecnología de la información de salud. Igualmente importante, y más aun dentro del control y la responsabilidad de la organización operativa que realiza la implementación, es garantizar que lossistemas de información se evalúen y ajusten atendiendo a su percepción y al cambio que efectúan en la práctica dentro de la organización y, finalmente, la manera en que modifican a la organización misma. Por consiguiente, la evaluación del uso y de la repercusión en la organización debecomenzar desde el momento de la implementación mediante enfoques estructurados.
Comienzo de la automatización: estudio de caso
Antecedentes:
Un hospital de 120 camas, ubicado en una ciudad importante, decidió automatizar lainformación. El hospital contaba con un par de computadoras de escritorio y trescomputadoras portátiles, y solo unos pocos miembros del personal sabían utilizar unacomputadora para realizar las tareas básicas. La administración estaba dispuesta aemprender otro esfuerzo a fin de crear una red para automatizar toda la información. Esimportante mencionar que la misma administración había intentado desarrollar sistemas enlos últimos años, pero los proveedores produjeron resultados de muy baja calidad, lo queredundó en un ambiente muy escéptico para todas las empresas nuevas que se proponíanofrecer productos o servicios.
Se realiza la evaluación de las necesidades y se sugiere a la administración la creación de unproyecto a tres años observando las prioridades y las limitaciones del presupuesto: 1. Los objetivos del primer año fueron comprar algunas estaciones de trabajo, comenzar a capacitar al personal, y crear un módulo de recursos humanos/personal y un módulo defacturación financiera.
2. En el segundo año, comenzar a instalar una red e iniciar un módulo de Admisión e continua en la página siguiente… Parte A - Marco general e institucional para el desarrollo de sistemas de información en servicios de salud continuación de la página anterior 3. Durante el tercer año, debe realizarse la integración de los módulos en su totalidad y concluir la capacitación para todo el personal necesario.
Resultados
El primer año comenzó dentro de los plazos previstos, se compró el equipo, se proporcionó la capacitación y se cumplieron los requisitos para los módulos de recursoshumanos/personal y facturación financiera. La organización de los módulos comenzólentamente debido a la falta de experiencia de algunos ingenieros y se perdió tiempoimportante en el establecimiento de normas y en la nivelación de todas las personas.
Los módulos entraron en operación de acuerdo con el cronograma.
El segundo año presentó problemas con el presupuesto, se perdieron varios meses yse retrasó la instalación de la red. Se diseñaron y pusieron en marcha los módulos deAdmisión e Inventario médico. A finales del año, las personas se sentían cansadas y elnivel de interés de la administración y los empleados era muy bajo.
Se proporcionó capacitación para los nuevos módulos pero persistieron los problemasdebido a que los empleados esperaban que los módulos facilitaran el trabajo y no quehicieran las tareas más orientadas a los detalles y complejas para algunos de ellos.
Además, algunos empleados cuestionaron la duplicación de datos y esfuerzos.
Al comienzo del tercer año, comenzaron a surgir problemas con la calidad de los datos.
Los empleados eran descuidados en el ingreso de datos y los resultados de losinformes que recibía la administración eran sumamente dudosos. La administracióncomenzó a cuestionar la calidad del trabajo de los módulos y se aplazó la integración.
Unos pocos meses después la administración del hospital cambió, y debido a losresultados dudosos de los datos en los módulos no se asignaron prioridades ypresupuesto para el año próximo.
Comentario
Las expectativas en la automatización de datos son demasiado altas en muchas denuestras instituciones. Es increíble la cantidad de dinero y esfuerzo comprometidos nosolo en el desarrollo sino también en el mantenimiento y la capacitación en lasempresas y los gobiernos. Este esfuerzo no acabará nunca; la tecnología nos introducea un ambiente muy complejo en el que solo las personas con una visión futuristalograrán los objetivos durante la sistematización de nuestros procedimientos de trabajoe información.
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• Los proveedores afirman que pueden proporcionarle lo que sea a cualquier. Su selección, por lo tanto, debe basarse en una evaluación muy objetiva conasesoramiento profesional para lograr una selección satisfactoria. El diseño deficiente en sistemas de computación crea problemas complejos futuros de • Es esencial lograr el compromiso total de la administración; la integración de los empleados en el proceso de automatización logrará una aceptación mejor de losnuevos procedimientos de trabajo debido a una mayor comprensión de las metas institucionales, al tiempo que se acepta la automatización como un proceso normal • Todo proceso de automatización tiene la necesidad de garantizar consistencia para que se obtenga buenos datos y análisis de la información.

Source: http://www.virtual.epm.br/material/healthcare/spanish/A001.pdf